Benefícios da gestão centralizada de viagens e eventos

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Por Demetrius Miguel*

O sonho de todo comprador da categoria “viagens” talvez seja poder ter acesso ao volume correto que sua empresa gasta em viagens corporativas, logística de eventos e viagens de incentivo. Fato é que, em sua ampla maioria, as empresas têm fácil acesso às despesas de viagens, mas isso raramente acontece com as despesas relacionadas à logística de eventos, devido à descentralização de gestão e particularidades de cada empresa ou departamento, gerando uma carência no controle de tais despesas.

Uma solução muito eficiente para a consolidação destes dados é a gestão centralizada, na qual o gestor de viagens assume também o papel de responsável pela administração de eventos. Em um primeiro momento, esse acúmulo de responsabilidades pode intimidar alguns profissionais, mas os benefícios que podem ser obtidos são extremamente relevantes.

Dentre as vantagens, destacam-se: ampliação da parceria com fornecedores preferenciais; garantia da aplicação de política específica para eventos; aumento da disciplina dos demandantes de eventos quanto ao investimento responsável dos recursos da empresa; ampliação expressiva de savings nas negociações com fornecedores terrestres e aéreos sobre o volume de viagens e eventos; maior visibilidade da consolidação dos investimentos; padronização de processos, gerando mais eficiência; e melhora no Strategic Meeting Management Program (SMMP).

Criação de comitê

Mas como é possível dar o primeiro passo para essa gestão consolidada? Uma boa estratégia é criar um comitê com os principais demandantes, visando mapear as necessidades e criar um plano de trabalho que garanta as entregas. Também é importante estratificar os investimentos de cada área, quando possível, para iniciar a identificação de oportunidades e a definição dos fornecedores preferenciais.

Após isso, a dica é alinhar com a TMC e com a agência MICE o modelo de reportes que permitirá a consolidação destas informações e desenvolver um plano de trabalho focado nos possíveis benefícios e resultados que este modelo de gestão permite.

* Demetrius Miguel é diretor de Relacionamento e Novos Negócios da Maringá 
  Turismo e tem mais de 25 anos de experiência em viagens corporativas

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