Comunicação eficiente com viajantes

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Vivemos no ritmo frenético das inovações e das transformações pelas quais todos os mercados estão passando. O grande desafio é conseguir gerar uma comunicação eficiente com os diferentes públicos, de diferentes idades e de diferentes níveis culturais.

Um ponto crítico na gestão de viagens corporativas é justamente a eficiência na comunicação com os viajantes. Afinal, quando mal administrada, ela pode gerar prejuízos, insatisfação e falta de controle.

Em geral, as empresas justificam as falhas de comunicação alegando ampla dispersão geográfica de seus colaboradores, grande quantidade de colaboradores com atividades externas e falta de tempo para leitura de comunicados. Talvez tudo isso realmente seja procedente, entretanto precisamos garantir que nossos viajantes tenham acesso às informações relevantes deste complexo mercado de viagens.

Existem alternativas práticas e eficientes que viabilizam uma comunicação clara com este público:

1) Crie um título ou remetente específico de e-mail para os diferentes tipos de mensagens visando dar maior relevância ao comunicado. Exemplo: “Viagens Alerta” ou “Gestão de Viagens Urgente”. Nestes exemplos, seria apropriado ter uma comunicação sobre greves, suspensão de rotas, nova exigência de vistos ou vacinas. Entretanto, para informar uma nova frequência de companhia aérea ou abertura de um novo hotel, pode-se utilizar outro tipo de título ou remetente, que dê menos relevância para tal informação.

2) Seja objetivo e claro em seus e-mails. Conteúdos extensos, em sua maioria, são descartados pelos destinatários.

3) Utilize a solução de pop-up disponível na maioria dos sistemas de reserva on-line, com uma comunicação direta e que atinja todos os públicos. Esta solução requer uma atualização periódica, destacando informações relevantes às quais os viajantes precisam ter conhecimento.

4) Em conjunto com TMC e fornecedores estratégicos, promova workshops periodicamente para seu público-alvo, visando compartilhar conhecimento e garantir que a informações cheguem aos principais viajantes e solicitantes.

5) Avalie a possibilidade de criação de grupos no WhatsApp, incluindo multiplicadores ou líderes de equipes para que estes possam cascatear rapidamente as informações relevantes até que cheguem aos viajantes.

Um viajante bem informado é mais produtivo e certamente não trará ou reportará insatisfações que comprometam o clima organizacional. Outro ganho é que, sem ter de tratar insatisfações, o Travel Manager focará seus esforços na estratégia do negócio.

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