Evento… O que é o que é?

Planejar e organizar um evento se constitui em tarefa bem mais complexa do que, à primeira vista, possa parecer

0

A palavra “evento” parece ter a sua origem do latim “eventus” que significa “acontecimento”. Uma ocorrência ocasional ou regular, eventual ou não, esporádica ou constante, prevista ou imprevista, programada/planejada ou não, natural ou fabricada. Um fenômeno passível de observação, dedução empírica ou científica (reação química, física, psíquica e/ou biológica).

Tentando estabelecer parâmetros para diferenciar um tipo de acontecimento de outro, poderíamos iniciar nossa compreensão dividindo estes em duas classes básicas: acontecimentos naturais (passagem de um cometa, tempestade, furacão, eclipse, aurora boreal) e acontecimentos “fabricados” (congressos, espetáculos, seminários, mostras, desfiles, festas, campeonatos esportivos).

Eventos naturais podem ser previstos ou parcialmente previstos, enquanto os eventos “fabricados” têm a prerrogativa de serem sempre previstos, uma vez que são programados. Alguns deles podem ser classificados como regulares (feiras, congressos, torneios esportivos) e outros como eventuais (festas, shows, palestras, workshops); há os normais (feiras, convenções, etc.) e os especiais (premiações, tributos, lançamento de produtos); os privados e os abertos ao público.

A decisão de realizar um evento se caracteriza pela iniciativa de um ou mais indivíduos/empreendedores que, num determinado momento, vislumbram a possibilidade de viabilizar a realização de um acontecimento com o propósito de lucrar ou por outros interesses, tais como razões científicas, empresariais, institucionais, familiares, pessoais.

Planejar e organizar um evento se constitui em tarefa bem mais complexa do que, à primeira vista, possa parecer. A incumbência exige uma longa lista de qualificações que incluem, além de uma comprovada experiência na função, uma visão global do evento a ser concretizado, além de um inexplicável dom de prever possíveis interferências que possam colocar o sucesso da iniciativa em risco. Um evento mal planejado e mal organizado resulta em fracasso sem possibilidade de conserto. Não há como voltar atrás para corrigir erros e/ou acrescentar itens que foram esquecidos durante a fase de montagem.

São centenas de detalhes que fazem em parte do planejamento e da organização de um evento: A cuidadosa determinação da data; escolha do local; vias de acesso e meios de transporte existentes ou a serem contratados; programa básico e pormenorizado; previsão de duração para cada item da agenda definida; assessoria jurídica; contratação de seguros; aluguel de móveis/equipamentos; determinação do layout; segurança; intervalos para café e/ou refeições; equipes responsáveis pela limpeza; contratação da equipe necessária; a definição das tarefas de cada um e mais outras dezenas de detalhes, todos de relevante importância!

Eventos acontecem todos os dias de nossas vidas, sendo que o primeiro do qual se tem conhecimento foi o Big Bang (pelo menos é o que se diz por aí). Ele foi e continua a ser seguido, ao longo de nossa história, por uma série de outros acontecimentos naturais ou fabricados, desencadeados pelo próprio homem durante a sua passagem neste planeta e/ou universo.

DEIXE UMA RESPOSTA

Please enter your comment!
Please enter your name here