Gestão de viagens corporativas – muito além da ida e da volta

Por Camila Lucchesi, de Campinas (SP)

14/06/2016 – Sidney Lima Filho, Chien Operating Officer (COO) do Reserve, falou sobre gestão de despesas em viagens corporativas. “Ainda há muita margem para economizar nesse segmento”, disse. Ele apresentou diversos dados estatísticos compilados a partir de dez pesquisas mundiais. Um dos números mostrados revela que o custo médio para cada viagem ser processada desde a solicitação até a consolidação é de US$ 58. Em caso de retrabalho, o valor aumenta em US$ 52. “Esse é um gasto que não é percebido”.

Outro problema apontado por ele é o fato de que 80% das empresas ainda utilizam relatórios manuais para a gestão e prestação de despesas de viagens de seus colaboradores, sendo que 41% desse universo ainda o faz em papel. “Isso faz com que 47% dos colaboradores gaste entre uma e duas horas com esse trabalho, me vez de efetivamente produzir”, disse.

Outro destaque da apresentação foi a exibição de uma lista de boas práticas para orientar os gestores de viagens e otimizar a experiência dos viajantes corporativos:

  1. Escreva uma política de despesas e viagens de forma clara e objetiva e torne o acesso fácil;
  2. Torne simples o processo de adiantamento, reembolso e pagamento
  3. Permita que o colaborador possa reportar suas despesas e que o gestor possa aprová-las a qualquer momento;
  4. Certifique-se que a política torne os gestores responsáveis pelos relatórios de despesas de seus subordinados;
  5. Garanta que adiantamentos, reembolsos e pagamentos sejam feitos em datas programadas;
  6. Use ferramenta de gestão que automatize os processos e garanta eficácia das políticas;
  7. Garanta que toda despesa tenha uma pré-aprovação;
  8. Automatize o processo de conciliação de faturas usando formas de pagamento inteligentes;
  9. Torne fácil o envio de relatórios de despesas e a aprovação deles fora do escritório;
  10. Faça auditoria nos processos e relatórios de despesas de maneira contínua para ganhar performance.

Deixe uma resposta