Os desafios de uma boa política de viagens

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Por Demetrius Miguel*

Em todas as organizações com volume de viagens frequentes, deve haver uma política de viagens. O principal objetivo é garantir uma padronização de processos que espelhem as diretrizes estabelecidas pelas empresas. Mas quais seriam essas diretrizes? De modo geral, elas visam não só que os serviços de viagens sejam adquiridos de acordo com as necessidades, mas principalmente baseados na relação custo x benefício.

Muitos viajantes acreditam que a política de viagens serve apenas para direcionar a comprar no menor custo e com maior antecedência. Na realidade, uma política vai muito além, pois existem diferentes interesses implícitos em seu conteúdo.

Numa política bem elaborada, há o interesse financeiro que preza por custos, o interesse de Recursos Humanos que preza pelo bem-estar do viajante, o interesse comercial do ponto de vista da relação com fornecedores (companhias aéreas, hotéis e locadoras, entre outros), interesses de segurança corporativa que restringem viagens para determinados locais. E, o principal, que é o interesse do negócio em si, ou seja, viabilizar da melhor forma possível a realização da principal atividade que o viajante deve exercer.

Cada empresa pondera os interesses de acordo com seu momento ou com a força de cada diretoria. É fato que deveriam prioritariamente olhar para o interesse de sua atividade e não só para custo, que obviamente é importante. Porém, quando colocado em primeiro plano, pode prejudicar os resultados do negócio.

Um profissional focado apenas em sua atividade produz muito mais que outro com preocupações de ter voos com escalas, de ficar mal hospedado ou em um hotel distante, de ter que se deslocar com um carro com pouca segurança ou conforto.

Revisão periódica

Outro ponto que algumas empresas desprezam é a necessidade de revisão periódica de sua política e isso também causa desconforto e insegurança para seus viajantes. Um exemplo disso é a atual comercialização de tarifas com ou sem bagagem ou as cobranças pela marcação de assentos. Como está sua política em relação a isso? Se estes itens ainda não estão definidos, com certeza seus viajantes estão desconfortáveis em relação às solicitações que realizam, pois a falta de direcionamento gera incertezas.

Em relação à antecedência de compras de passagens aéreas, há também um grande mito, pois algumas pessoas acreditam que há uma regra geral de que com comprar com antecedência garante a menor tarifa. Essa é uma falsa percepção. A antecedência ideal para cada empresa depende muito das principais rotas, dias da semana com maior concentração de viagens, horários mais utilizados nessas rotas e companhias aéreas preferenciais.

Somente análises detalhadas permitem definir a melhor antecedência, mas isso também deve ser muito bem acompanhado, pois pode incidir em aumento de remarcações ou pedidos de reembolsos e perda das passagens. As companhias aéreas também podem mudar seu perfil de oferta, e, nestes casos, novas análises são necessárias para definição de uma nova diretriz.

São muitas as variáveis para se definir uma boa política de viagens e, certamente, poderíamos escrever muitas páginas sobre o tema. É fato que as empresas devem olhar este ponto com muita atenção e com máxima responsabilidade, pois uma boa política pode melhorar sensivelmente seus resultados de saving e de produtividade.

Faça uma pesquisa com seus viajantes e identifique a satisfação deles em relação à política e quais seriam os pontos de melhoria sugeridos. Após isso, junto com sua TMC, faça as simulações de mudanças e projeção dos resultados para que possíveis mudanças possam ser promovidas. Em muitos casos, a grande satisfação pode estar totalmente alinhada com economia e aumento de produtividade.

* Demetrius Miguel é diretor de Relacionamento e Novos Negócios da Maringá 
  Turismo e tem mais de 25 anos de experiência em viagens corporativas

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