Uma pesquisa da GBTA LatAm 2025 acende um alerta para o mercado de viagens corporativas no Brasil: 73% das empresas estouram o orçamento de viagens ainda no primeiro semestre do ano, com um desvio médio de 28% acima do valor planejado. O dado é ainda mais crítico ao revelar que 68% dos gestores não conseguem identificar com precisão a origem do problema.
O cenário é detalhado no sexto episódio do R3 Cast, podcast especializado em viagens corporativas da R3 Viagens. Intitulado Planejamento Travel 2026: Orçamento que Realmente Funciona, o episódio é apresentado por Mira e Júnior e expõe os sete erros mais comuns que comprometem o controle financeiro das viagens nas empresas brasileiras, além de apresentar uma metodologia prática aplicada em casos reais.
Entre os principais vilões do orçamento estão a dependência exclusiva do histórico de gastos, sem considerar mudanças no negócio, a desconsideração da sazonalidade das tarifas aéreas, que pode variar até 45% entre alta e baixa temporada, o uso de médias genéricas em vez de análises por rota e a falta de planejamento para exceções, responsáveis por até 12% dos gastos não previstos. “O problema não é a falta de planejamento, mas a forma como ele é feito”, explica Júnior, um dos apresentadores do podcast. “A maioria das empresas usa apenas a média dos últimos 12 meses, sem considerar que o negócio mudou, que a antecedência média das reservas caiu, ou que 78% das viagens estão concentradas em rotas mais caras que a média nacional.”
O episódio traz exemplos concretos de empresas que conseguiram reverter cenários críticos. Uma indústria farmacêutica com cerca de 1.200 viagens anuais ultrapassou em 28% o orçamento de 2024, saltando de R$ 1,8 milhão para R$ 2,3 milhões. Após a adoção da metodologia dos quatro pilares apresentada no programa, a companhia encerrou 2025 com desvio negativo de apenas 1% e economia de R$ 220 mil. Em contrapartida, uma consultoria de TI que ignorou a expansão do negócio enfrentou um estouro de 53% no orçamento anual.
A chamada Metodologia dos 4 Pilares propõe uma mudança de abordagem, baseada na análise estratificada do histórico por rota e sazonalidade, projeção de demanda alinhada ao planejamento estratégico, consideração de variáveis dinâmicas, como antecedência média de reservas e inflação setorial, e a criação de uma margem de contingência ajustada ao momento da empresa. Segundo os dados citados no episódio, a antecedência média de reserva caiu de 21 para 18 dias entre 2024 e 2025, elevando o custo médio por viagem em 17%.
O R3 Cast também aborda o papel da tecnologia na gestão de viagens. Um dos casos apresentados aponta retorno sobre investimento de 483% com a substituição de planilhas manuais por uma plataforma de inteligência de dados. “A tecnologia não é obrigatória para todas as empresas, mas para quem faz mais de 500 viagens por ano, o custo de não ter visibilidade em tempo real supera em muito o investimento”, destaca Mira.
Por fim, o episódio antecipa tendências que devem impactar os orçamentos de viagens em 2026, como novas rotas internacionais diretas, a ampliação do uso do NDC com tarifas exclusivas das companhias aéreas e a crescente pressão por práticas sustentáveis, que podem influenciar diretamente os custos no contexto ESG.
