Mogi das Cruzes (SP) – A inteligência artificial já deixou o campo das tendências para ocupar funções concretas na rotina de gestores de viagens e eventos corporativos. Planejamento, organização de equipes, análise de dados, comunicação e tarefas de pré e pós-produção estão entre as áreas que já recebem apoio da tecnologia. Apesar dos ganhos de eficiência, a capacidade humana de tomar decisões, lidar com imprevistos e criar experiências permanece como elemento central da atividade.
O tema pautou o painel “IA na prática: onde ela realmente já está transformando viagens e eventos”, realizado nesta sexta-feira (11), durante a nona edição do Converge HSMAI, antigo TMMs Summit, no Club Med Lake Paradise, em Mogi das Cruzes (SP). A conversa reuniu Bruno Montin, especialista em Eventos na Farmarcas; Anderson Arruda, head de Marketing & Comunicação na Inteegra; Bruna Morsoleto, Event Manager na Pearson; e teve mediação de Luana Nogueira, diretora executiva da Alagev.
Bruna destacou que a IA permite reduzir o tempo dedicado a atividades operacionais, como elaboração de agendas, listas de transfer e outros processos relacionados à organização de eventos. A economia de horas, segundo ela, permite ao profissional dedicar atenção à criação das experiências e à programação dos encontros.
“Eu vou usar a IA para pensar melhor, não para pensar menos”, resumiu. A executiva defendeu que a tecnologia deve assumir tarefas nas quais pode proporcionar velocidade, sem retirar do profissional a responsabilidade sobre a experiência entregue ao participante.
Para ilustrar essa diferença, Bruna relatou um episódio no qual um participante enfrentou uma alteração de voo antes de um evento. Diante de uma situação que a tecnologia não poderia solucionar por completo, a equipe organizou o transporte na chegada, antecipou o check-in no hotel e preparou uma recepção especial no quarto. A iniciativa transformou a percepção do participante após um problema que ocorreu durante seu deslocamento.
“Eu nunca vou perder o meu capital humano, eu nunca vou perder o meu sentido”, afirmou. Para Bruna, o desafio está em utilizar a IA para liberar o profissional de parte das tarefas repetitivas e, a partir desse ganho de tempo, melhorar a experiência de quem participa do evento.
Farmarcas leva IA para operação de eventos
Bruno Montin apresentou exemplos do uso da tecnologia pela Farmarcas. O departamento de eventos da companhia já utiliza IA em áreas como planejamento, criação, tradução, comunicação, vídeos, pré-produção e pós-produção.
Uma das experiências citadas ocorreu no Encontro com as Marcas, principal evento da empresa. Em edições anteriores, a operação dos cerca de 100 estandes da feira dependia de controles em papel e chamados por rádio. Diante do volume de solicitações simultâneas, a equipe identificou a necessidade de um sistema capaz de centralizar informações e organizar as demandas.
A solução criada passou a reunir dados sobre a estrutura de cada estande e os chamados destinados aos fornecedores responsáveis. Segundo Montin, o sistema foi desenvolvido com auxílio de IA. A empresa também adotou uma ferramenta para organizar a escala de aproximadamente 350 colaboradores. O recurso permite distribuir equipes, identificar conflitos de alocação e disponibilizar a cada profissional uma agenda atualizada com funções e responsabilidades.
Dados exigem cuidado e decisão humana
Sob a perspectiva dos fornecedores de tecnologia, Anderson Arruda destacou que a democratização das ferramentas permite que gestores criem soluções para demandas rotineiras dentro das próprias empresas. Projetos de maior complexidade, porém, ainda podem exigir parceiros especializados.
O executivo também chamou atenção para a qualidade das informações utilizadas. Bases históricas nem sempre apresentam dados confiáveis ou relevantes para uma decisão, o que exige seleção e tratamento antes do uso pela inteligência artificial. Segundo Arruda, a tecnologia já pode contribuir para processos como personalização de conteúdo, aproximação de participantes por afinidade, análise de informações e busca por maior eficiência.
O cuidado também se estende às respostas oferecidas pelas ferramentas. Arruda lembrou que sistemas de IA podem apresentar informações incorretas e defendeu senso crítico na interação com a tecnologia. “Afinal de contas, a tomada de decisão é nossa e quem vai ter que ter o senso crítico e a coragem para ter uma decisão em cima do que ela apontar, somos nós”, afirmou.
A discussão conduzida por Luana Nogueira também abordou os limites da automação. Para os participantes, características relacionadas à empatia, escuta e percepção das necessidades individuais continuam dependentes da intervenção humana. Em eventos, esse aspecto ganha peso diante da própria natureza da atividade, baseada no encontro e na troca entre pessoas.
O painel encerrou com uma discussão sobre a necessidade de aproximar clientes, fornecedores e empresas que se encontram em diferentes estágios de adoção da IA. Em vez de buscar apenas soluções sofisticadas, os participantes defenderam o uso da tecnologia em tarefas básicas que já consomem horas das equipes. A partir desse ponto, o ganho de eficiência pode abrir mais espaço para aquilo que permanece sob responsabilidade dos profissionais: decisões, relacionamento e experiência.
