Empresas têm reforçado políticas de viagens corporativas, ampliado regras de aprovação e endurecido critérios internos de compliance. A criação de novas exigências, porém, não significa necessariamente que as companhias tenham alcançado um nível mais elevado de controle sobre suas operações.
Na prática, parte do mercado ainda convive com baixa visibilidade sobre tarifas aplicadas, acordos comerciais firmados com fornecedores e reaproveitamento de créditos de bilhetes cancelados. A combinação pode gerar perdas financeiras e falhas silenciosas de governança, especialmente em organizações com grande volume de deslocamentos.
Um levantamento da Global Business Travel Association (GBTA), aponta que 32% dos gestores de viagens corporativas relatam políticas mais rígidas dentro das empresas. O dado mostra um movimento de maior controle, mas também evidencia a necessidade de transformar regras estabelecidas em mecanismos efetivos de acompanhamento e auditoria.
Política não significa governança
A distância entre aquilo que está previsto na política de viagens e o que efetivamente acontece na operação pode dificultar a identificação de problemas. Entre os pontos que exigem acompanhamento estão a aplicação de acordos comerciais, a escolha das tarifas, o cumprimento das regras internas e a utilização de créditos provenientes de cancelamentos. Em empresas com alto volume de viagens, pequenas inconsistências recorrentes podem representar perdas significativas ao longo do tempo.
“Existe um entendimento equivocado de que ter uma política estruturada significa ter governança consolidada. Mas governança depende de transparência, capacidade de auditoria, visibilidade dos fluxos e validação contínua. Sem isso, o risco continua existindo, mesmo com regras bem definidas”, afirma Carolina Gaete, diretora comercial da Voetur Viagens e embaixadora da Alagev.
O desafio ganha relevância diante da retomada das viagens corporativas e da pressão crescente por eficiência. Com a realização de mais eventos, encontros presenciais e deslocamentos internacionais, os gastos com mobilidade voltaram a ocupar espaço estratégico nas áreas de finanças, compras e compliance.
O retorno sobre o investimento (ROI) de viagens e eventos também ganhou relevância no debate do setor, sendo tema de uma das sessões educacionais da GBTA Convention.
Transparência como ferramenta de gestão
Para além do acompanhamento de despesas, a governança depende da capacidade de entender como os recursos estão sendo utilizados. Sem transparência sobre negociações, tarifas, créditos e fluxos operacionais, gestores trabalham com informações incompletas e têm menor capacidade de avaliar resultados.
“Se a empresa não consegue validar se seus acordos estão sendo respeitados, se as tarifas aplicadas são realmente as melhores ou se seus créditos estão sendo gerenciados corretamente, ela perde capacidade de decisão. E isso afeta custo, compliance e previsibilidade”, explica Carolina.
Nesse cenário, diagnósticos especializados passam a ser uma ferramenta para identificar pontos que podem não aparecer na rotina operacional. A análise pode envolver transparência dos processos, aderência às políticas internas, aplicação de acordos comerciais e utilização adequada dos créditos.
É nessa frente que a Voetur Viagens disponibiliza o Diagnóstico de Transparência, ferramenta voltada à avaliação da governança na gestão de viagens corporativas. “Hoje, o maior risco é não saber exatamente onde estão as falhas. Quando a empresa consegue diagnosticar sua operação com profundidade, ela deixa de atuar de forma reativa e passa a construir governança de forma estratégica”, afirma Carolina.
Créditos exigem atenção
O reaproveitamento de créditos aparece entre os pontos que demandam maior controle. Em uma operação marcada por alterações, remarcações e cancelamentos, recursos que permanecem disponíveis após a mudança de uma viagem precisam ser acompanhados para evitar perdas por vencimento ou utilização inadequada.
O tema também ganha uma camada adicional diante das novas diretrizes relacionadas à Reforma Tributária. Nesse ambiente de mudanças, falhas nos controles podem comprometer o caixa das empresas e gerar inconsistências fiscais com possíveis reflexos em processos de auditoria. A gestão desses recursos, portanto, deixa de ser apenas uma questão operacional e passa a integrar a estratégia financeira e de governança das organizações.
Diagnóstico antes da correção
A busca por maior eficiência tende a levar empresas a uma análise mais profunda de suas operações. Antes de estabelecer novos controles ou alterar processos, o diagnóstico permite identificar onde estão as principais lacunas e quais pontos podem representar riscos ou oportunidades de economia.
“As empresas estão mais maduras e mais criteriosas. Hoje, não basta ter uma operação funcionando. É preciso ter clareza sobre como ela acontece, quais recursos estão sendo utilizados e onde estão os riscos. Transparência é o que sustenta qualquer estratégia de governança”, conclui Carolina.
O Diagnóstico de Transparência da Voetur Viagens pode ser acessado gratuitamente por empresas interessadas em avaliar sua operação. A ferramenta analisa processos, controles, gestão de créditos, aplicação de acordos comerciais e oportunidades de melhoria na governança das viagens corporativas.
