A R3 Viagens, uma das dez maiores empresas de gestão de viagens corporativas do Brasil, lançou uma ferramenta gratuita capaz de criar a política de viagens de qualquer empresa em cerca de dois minutos. A solução também entrega um estudo com as diárias médias de hotéis nas 27 capitais brasileiras e em destinos internacionais, material normalmente associado a projetos de consultoria pagos.
Disponível no site da R3 Viagens, a ferramenta é aberta a qualquer empresa e não exige contratação de serviço, cadastro pago ou envio de proposta comercial.
O funcionamento parte de um questionário dividido em cinco blocos: identificação da empresa, perfil de quem viaja, forma de deslocamento, hábitos e maturidade de gestão, além das alçadas de aprovação. Com base nas respostas, um motor determinístico transforma as informações em regras objetivas, como classe de voo permitida, teto de diária por cidade, antecedência mínima para compra, fluxo de aprovação, critérios de reembolso e tratamento de viagens de última hora. Cada recomendação indica também qual resposta originou aquela regra, permitindo ao gestor compreender e ajustar a lógica do documento.
A personalização considera fatores como porte, setor de atuação, número de colaboradores viajantes, volume de viagens nacionais e internacionais por mês, destinos recorrentes, perfis de viajante e cargos, incluindo diferenciações específicas para diretoria e C-level. Qualquer cidade brasileira pode ser adicionada como destino recorrente, com base na relação oficial do IBGE. Ao final, o documento é gerado com a identidade visual e o logotipo da própria empresa.
O segundo material entregue é um estudo de diária média de hotéis por cidade e categoria, cobrindo as 27 capitais brasileiras e os principais destinos internacionais. Segundo a R3, o levantamento oferece uma base numérica para definir tetos de despesas de hospedagem, um dos pontos que mais costumam apresentar defasagens em políticas elaboradas internamente.
“Política de viagens é um dos documentos mais citados e menos executados na gestão corporativa. A maior parte das empresas de médio porte ou não tem, ou tem uma versão herdada que ninguém revisa há anos, quase sempre com valores de diária descolados da realidade de cada cidade”, afirma Roberto Ruiz Junior, CEO da R3 Viagens. “Decidimos abrir isso. Uma política bem construída reduz custo antes de qualquer negociação de tarifa, e é a base de todo o trabalho de otimização que a gente faz depois.”
De acordo com a companhia, empresas que estruturam uma política de viagens e passam a acompanhar sua adesão podem reduzir em até 30% os custos corporativos relacionados às viagens. O resultado viria menos da negociação direta de descontos e mais da mudança no comportamento de compra, com maior antecedência, uso de fornecedores preferenciais e controle de exceções.
Tecnologia desenvolvida pela WS Labs
A solução foi desenvolvida pela WS Labs, empresa de marketing e inteligência artificial especializada em automações, agentes de IA e plataformas proprietárias, responsável também pela infraestrutura de tecnologia comercial da R3 Viagens.
“O desafio não era escrever uma política de viagens: era construir um motor que lê o perfil de cada empresa e monta um documento diferente para cada uma, sem template genérico e sem intervenção manual”, explica Wilson Silva, CEO da WS Labs. “Cruzamos as respostas do formulário com nossa base de tarifas por cidade e categoria e devolvemos dois documentos prontos em dois minutos. É o tipo de entrega que antes exigia semanas de consultoria.”
“A ferramenta resolve o documento, mas o documento sozinho não resolve o problema. A política precisa estar conectada à reserva, à aprovação e ao relatório de gastos para virar economia real”, completa o executivo. “Por isso a entrega é gratuita e sem contrapartida. Quem quiser levar o documento e aplicar sozinho, leva. Quem quiser conversar sobre como executar, fala com um dos especialistas da R3.”
