Foz do Iguaçu (PR) – A Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp) lançou, nesta quinta-feira (29), o Guia de Boas Práticas para Eventos, desenvolvido pelo Comitê MICE da entidade para aprimorar as relações comerciais e operacionais entre agências, clientes e fornecedores. A apresentação do documento ocorreu durante a agenda de trabalho da Missão MICE Abracorp, realizada no DoubleTree by Hilton Foz do Iguaçu, e foi conduzida por Flávia Galdino, da Voetur, e Milena Daniel, da Central de Eventos.
Com 33 páginas, o documento reúne recomendações construídas a partir de dificuldades enfrentadas pelas agências na organização de eventos corporativos. A proposta é estabelecer referências comuns para o mercado, reduzir retrabalhos e dar maior transparência às responsabilidades envolvidas em cada projeto.
Para Flávia Galdino, a publicação precisa ultrapassar o formato tradicional de manual e chegar efetivamente aos profissionais responsáveis pelas contratações. “Muitos manuais já estão aí no mercado e a gente não consegue evoluir”, afirmou, ao defender que o conteúdo seja compartilhado pelas agências e utilizado na orientação de clientes e fornecedores.
O material retoma discussões de uma versão anterior, elaborada antes da pandemia, e incorpora situações identificadas pelo comitê ao longo de 2026. Entre os pontos centrais estão a necessidade de briefings mais completos, critérios objetivos de seleção, prazos compatíveis com a complexidade das demandas e proteção das propostas desenvolvidas pelas agências.
Concorrências e remuneração entram no debate
Um dos problemas destacados durante a apresentação foi a realização de concorrências com informações insuficientes sobre o evento. Segundo as representantes do comitê, há processos em que as necessidades do segmento MICE aparecem de forma superficial, dificultando a definição de equipes, fornecedores, custos e soluções adequadas.
O guia recomenda que os clientes apresentem informações detalhadas desde a abertura da concorrência, além de critérios claros de avaliação e prazos proporcionais ao trabalho solicitado. Também propõe uma reflexão sobre a quantidade de agências convidadas para cada disputa, diante do investimento de tempo e recursos exigido na elaboração das propostas.
A remuneração pelo planejamento e pela criação dos projetos recebeu atenção especial. As executivas defenderam maior reconhecimento do trabalho consultivo das agências, incluindo a proteção de ideias e soluções apresentadas durante concorrências.
Outro ponto abordado foi o desequilíbrio entre os prazos de pagamento de fornecedores e clientes. Conforme discutido na apresentação, hotéis e espaços de eventos frequentemente exigem pagamentos antecipados, enquanto os contratantes podem trabalhar com prazos mais longos, transferindo às agências a necessidade de financiar parte da operação.
O documento também recomenda maior clareza sobre cancelamentos, alterações de escopo, responsabilidades contratuais e condições financeiras. A reforma tributária foi mencionada como um fator adicional para a revisão dessas práticas, diante das mudanças que poderão afetar a precificação dos serviços.
Inteligência artificial e gestão de riscos
O uso da inteligência artificial também integra as recomendações. A orientação apresentada pelo comitê é utilizar a tecnologia como ferramenta de apoio ao planejamento e à produtividade, sem dispensar a análise técnica e a curadoria dos profissionais responsáveis pelos eventos.
As representantes chamaram atenção para os cuidados com a segurança das informações inseridas nessas ferramentas e para a necessidade de avaliar a viabilidade das propostas geradas por IA antes de incorporá-las aos projetos.
Na gestão de riscos, o guia aborda a definição de responsabilidades entre contratantes, agências e fornecedores, incluindo medidas de proteção aos participantes. O material também recomenda o acompanhamento de indicadores e a oferta de feedbacks mais detalhados às empresas que participam de concorrências, para que possam identificar oportunidades de melhoria.
Guia terá atualizações com contribuições do mercado
Milena Daniel destacou que a publicação não deve ser tratada como um conjunto definitivo de regras, mas como um instrumento em evolução, capaz de acompanhar as mudanças nas práticas comerciais e operacionais do setor.
A proposta é que as agências associadas contribuam com novas experiências, recomendações e situações identificadas no cotidiano, permitindo revisões periódicas do conteúdo. A Abracorp também pretende estimular a divulgação das orientações em formatos mais curtos, inclusive nas redes sociais das associadas, para ampliar o alcance entre gestores de eventos, compradores corporativos e fornecedores.
O guia completo está disponível para consulta por meio deste link.
